共有フォルダの「とりあえず」が増えるのは何のサインか？──3分でできる健康診断と、整理をAIに任せる方法

最初に断っておくと、これはサボった結果ではありません。急ぎのファイルを置く場所がなくて、誰かがその瞬間の最善として「とりあえず」を切った。一人ひとりは何も悪くないのです。

でも半年・1年・3年と経つと、共有ドライブのトップ階層が、会社の業務がいま何に詰まっているかの掲示板になります。とりあえずフォルダは、現場の悲鳴がそのままフォルダ名になったものです。

1. 命名ルールが揃っているか：トップ階層の名前がバラバラなら、その下はもっと荒れている。年号が「2024」「24年」「R6」と混ざる状態が出発点
2. 「とりあえず」系フォルダの合計：5つを超えたら、ほぼ確実にエース1人が回している。10を超えたら、その人が辞めた瞬間に業務が止まる体制
3. 同じ書類の「最新」の数：主要書類で「最新」「最終」「v2」「本当に最終」「修正版」が3つ以上ぶら下がっていたら赤信号。誰も最新を保証できていない

こういう会社の社長に「ファイル管理はどうですか」と聞くと、だいたい「特に困っていない」と返ってきます。嘘ではなく、エースが1人、黙って吸収しているから回って見えるのです。若手の「あのファイルどこですか」に答えるだけで1日20分、30分が消えていきます。

そのエースが退職を申し出た翌日から、共有ドライブを開く回数が急に増えます。引き継ぎを始めて初めて、「とりあえず」の中身の生き死にを判定できる人が誰もいないと気づく。地図は移植できないので、暗黙知の半分以上が退職と同時に消えます。

これまで、書類を「正しいフォルダに、正しい名前で」置くのは人間の仕事でした。だから雑に置かれた瞬間、その書類は事実上消えていた。いまはAIが裏でラベルを貼るので、エースの頭の中にしかなかった「これは生きてる、これは死んでる」の地図が、全社員に開放されます。

自分の現場で動かして驚いたのは、「先月のA社向け見積の最終版はどれだっけ」というファイル名を無視した聞き方でも、AIが複数フォルダにまたがって関連ファイルを意味で拾い、要約まで返してきたことです。ファイル名がぐちゃぐちゃの「とりあえず」の中で、ちゃんと拾えました。

ポイントは、フォルダ構造はそのままでいいことです。人間がきれいに置き直すのではなく、AIが裏でラベルを貼って、検索できる資産に変えていきます。

私も過去、命名規則表を配って強制しようとして毎回失敗してきました。ここで言う「フォルダを潰す」は、消すことではありません。中身に意味のラベルを付けて、誰でも掘り出せる資産に変える、という意味です。

• 共有ドライブのトップ階層を、3分だけ眺める：「とりあえず」系の合計が5つを超えていたら要観察
• 同じ書類の「最新」が3つ以上あるファイルを1組見つける：提出版を答え合わせできるのがエース1人なら、構造のリスクが見えた
• 一番混雑している1フォルダだけ、AIに丸ごと渡してラベリングしてもらう：その日から「ただの墓場」が検索できる資産に変わる

特に3つめは、小さな実証実験から始めて、現場が「操作は何も変わらない」と腹落ちしてから広げるのが結局いちばん速いやり方です。